7 pasos para hacer que tus reuniones sean más productivas y significativas

La fuerza laboral promedio de las empresas pasa el 15 por ciento de su tiempo en reuniones. Esta cifra ha aumentado año tras año desde 2008 , y los altos ejecutivos pierden dos días en reuniones cada semana. Lo peor de todo: las reuniones improductivas cuestan a las compañías una buena cifra anualmente. Las reuniones que no brindan información valiosa, objetivos o acciones son una pérdida de tiempo. Pero, ¿qué pueden hacer las empresas para que sus reuniones sean más significativas y productivas?

1. Comprende tus objetivos

“La pregunta que me hago ... casi todos los días es: '¿Estoy haciendo lo más importante que puedo hacer?'”. Esta cita del fundador de Facebook, Mark Zuckerberg, resalta cuán crucial es enfocarse en establecer y alcanzar objetivos aunque solo sea día a día. Y esto es tan cierto para crear reuniones significativas como cualquier otra cosa en el lugar de trabajo.

Cada reunión es una oportunidad para identificar problemas y definir soluciones. Incluso las reuniones más cortas y simples deben tener un objetivo. No tiene sentido reunir a los empleados durante una hora dos veces por semana si nadie tiene un tema para discutir o un objetivo que alcanzar. Identificar un objetivo claro y definir puntos clave de discusión maximizará la productividad. Sentarse con solo una idea vaga y sin sugerencias viables, por otro lado, puede conducir a una conversación serpenteante y sin sentido.

2. Invite solo a los participantes esenciales

Una vez que se define el enfoque central de una reunión, solo se debe invitar a aquellas personas con los conocimientos, la experiencia y la experiencia relevantes. Los empleados sin valor real para contribuir pueden aburrirse y perder el tiempo que podrían pasar mejor en otro lugar. A todas las partes invitadas se les debe enviar una agenda y puntos clave de discusión y desafíos a abordar. Esto les da tiempo antes de la reunión para considerar ideas y asegurarse de que estén enfocadas cuando lleguen.

3. Nombrar un moderador confiable

Invitar a un asistente a que actúe como moderador ayuda a mantener las reuniones enfocadas y encaminadas. Puede revisar los temas a cubrir,  asegurarse que se toquen todos los puntos importantes y avanzar en la conversación si se desvía hacia áreas irrelevantes. Pero otra ventaja clave de nombrar un moderador es tener a alguien listo para asumir el control si la reunión se detiene. Debe comprender los objetivos centrales de cada reunión y ayudar a inspirar nuevas formas de ver los temas que se discuten.

Una publicación de blog en Meeting Tomorrow da en el clavo: “Las reuniones funcionan mejor si a todos se les permite contribuir. Si nadie ofrece ninguna idea, [es] el trabajo del moderador probar técnicas de lluvia de ideas para ayudar a tomar una decisión sobre un tema”. Los moderadores pueden finalizar las reuniones recordando a los asistentes el próximo programado y distribuyendo notas sobre los puntos principales y las soluciones planteadas.

4. Asigne puntos de fricción y siga adelante

Una de las formas más simples de abordar los puntos conflictivos es solicitar a los afectados que resuelvan los problemas en otro momento. De lo contrario, las discusiones no relacionadas con los objetivos de la reunión pueden llevar a perder el tiempo de otros participantes. Además, un punto puede ser demasiado complejo de resolver durante el tiempo asignado para la reunión. De nuevo, una pérdida de tiempo para todos. Una solución efectiva es registrar todos los detalles relevantes e invitar a los involucrados a colaborar en línea después de la reunión. Esto no es ignorar los puntos conflictivos, se están moviendo a un momento y lugar más apropiados para aumentar la productividad.

5. Prohibir dispositivos no esenciales

Una reunión valiosa y significativa debe ser una zona libre de smartphones y tabletas. Si bien la mayoría de los trabajadores siente que sus dispositivos aumentan su productividad, es mejor dejarlos fuera de la sala de reuniones por si acaso. Tan solo una persona que levanta su teléfono cada dos minutos, o el sonido del mismo vibrando en el bolsillo, puede distraer a los que lo rodean. Solicita a los participantes que dejen sus teléfonos y tabletas en otro lugar durante la reunión. Eliminar, o al menos minimizar, las distracciones puede hacer que las reuniones sean más enfocadas y productivas.

6. Establecer un tiempo de inicio y finalización

Establecer un marco de tiempo es una manera simple de evitar que las reuniones tarden más de lo necesario. Los responsables de la programación deben revisar los puntos que se discutirán y determinar cuánto tiempo se requiere de manera realista para abordarlos. No hace sentido asignar un espacio de dos horas para analizar nuevos artículos de papelería y solo 10 minutos en revisar opciones para mejorar los niveles de satisfacción del cliente. Al menos una persona en la sala de reuniones debe ser responsable de monitorear el progreso y recordar a todos el tiempo final establecido. Cualquier problema no resuelto puede abordarse en línea o en una reunión de seguimiento (o ambas).

7. Recapitula los puntos clave y confirma las acciones

Al final de cada reunión, se deben recapitular los puntos clave para reforzar su valor. Los participantes pueden olvidar los puntos importantes planteados al principio de la reunión para cuando finalice. Una recapitulación, aunque sea breve, ayuda a mantenerlos frescos en la mente de las personas. Cualquier acción que los asistentes estén obligados a tomar también debe abordarse. No importa si se trata de una pequeña tarea en solitario o un trabajo para todo el equipo. Recordar a todas las partes involucradas lo que se espera de ellas asegura que sepan qué pasos tomar a continuación. Un repaso rápido brinda a los asistentes la oportunidad de hacer preguntas o admitir cuando no están seguros de cómo lograr un objetivo. Esto reduce el peligro de errores costosos y ahorra tiempo en el futuro. Los empleados deben tener un espacio en línea para discutir problemas, compartir ideas y ampliar los temas cubiertos después de las reuniones. Esto puede inspirar nuevas reuniones y, como resultado, buena toma de decisiones.

Sigue los consejos explorados anteriormente para permitir a los asistentes prepararse con anticipación, garantizar que las discusiones se mantengan en el punto y confirmar que todos saben qué acciones tomar a continuación. Trabajar para mejorar el valor de las reuniones y reducir el tiempo perdido puede cultivar un equipo más productivo. Las empresas se beneficiarán al comprometerse con una planificación adecuada e implementar un enfoque más estructurado para las reuniones a largo plazo.

Este artículo se público en inglés en entrepreneur.com